18.09.2018
Datenpflege ist ein Grundstein für ein effizientes ERP-System. Bei der Auswahl und Einführung der ERP-Software wird diesem Umstand noch immer viel zu wenig Beachtung geschenkt.
Bei der Einführung von ERP in kleinen oder mittelständischen Unternehmen steht vor allem die ERP-Software im Fokus. Es wird dann über Funktionen, Module und Skalierungsmöglichkeiten diskutiert, um die richtige ERP-Software auszuwählen. Im Vorfeld befassen wir uns jedoch viel zu wenig mit den organisatorischen Voraussetzungen und Notwendigkeiten. Wir glauben, dass das ERP-System schon effizient arbeiten wird, wenn das System eingeführt ist und die Mitarbeiter ausreichend geschult wurden.
Datenpflege ist eine ständige Herausforderung
Vor einer Systemeinführung werden zunächst alle vorhandenen Daten im Unternehmen aufbereitet und auf Konsistenz, Relevanz und Validität geprüft. Erst dann kann eine Übernahme in das ERP-System erfolgen. Viele Nutzer nehmen an, dass Probleme durch inkonsistente oder fehlerhafte Daten nach der Übernahme der „sauberen“ Daten in das neue System endgültig der Vergangenheit angehören. Das ist ein Trugschluss, denn die Effizienz eines ERP-Systems hängt maßgeblich davon ab, dass die Daten auch weiterhin im neuen ERP-System gut gepflegt werden.
Qualitätssicherung ist kein Selbstläufer
Durch Plausibilitätschecks erkennen ERP-Funktionen zwar viele unlogische Dateneingaben, dennoch liegen nach wie vor viele Prozesse in unserer eigenen Verantwortung. In einer Schulung lernen wir als Nutzer, welche Funktionen das System bereitstellt und welche Schritte bei der Bedienung zu befolgen sind, damit die Kommunikation reibungslos verläuft. Als selbstverständlich setzen die Anbieter von ERP-Systemen voraus, dass die Daten im System gut gepflegt werden. Doch wie soll das System erkennen, dass in einem Artikeleinkaufspreis ein Zahlendreher ist oder die Mengenstaffeln nicht mehr aktuell sind? Hier kommt es auf die Eigenverantwortung der Nutzer an, denn jede Fehleingabe führt zu Folgefehlern an anderer Stelle. Daher ist es wichtig, dass sich alle Mitarbeiter im Unternehmen verantwortlich fühlen, die Datenqualität auf einem hohen Niveau zu halten.
Mobilität erfordert mehr Qualitätssicherung
Da immer mehr Mitarbeiter ERP-System auch mobil nutzen und ihre Daten über Mobilgeräte erfassen, steigt die Gefahr von fehlerhaften Eingaben. Dagegen hilft nur ein konsequentes Qualitätsmanagement. Die Unternehmensführung sollte darauf bedacht sein, nicht nur Funktionen und Abläufe zu schulen, sondern auch ein Regelwerk für die Datenpflege im ERP-System aufzustellen. Klarstellung: An der Digitalisierung und der damit verbundenen mobilen Datenerfassung führt kein Weg mehr vorbei. Das Datenmanagement muss aber bestrebt sein, fehlerhafte Eingaben bei der Datenpflege so gering wie möglich zu halten. Gleich, ob Daten mobil oder stationär gepflegt werden.
Usability ist ein Schlüssel für bessere Datenqualität
Neben dem Datenmanagement gibt es noch einen weiteren Aspekt, der sich positiv auf die Datenpflege und damit auf die Datenqualität auswirkt. Er betrifft die ERP-Software selbst. Je besser diese an die individuellen Geschäftsprozesse angepasst ist, desto mehr Transparenz vermag sie im Unternehmen zu schaffen. Intuitive Bedienbarkeit wird als benutzerfreundlich empfunden. Das fördert die Motivation der Mitarbeiter und stärkt deren Eigenverantwortung. Die Datenqualität ist bei intuitiv bedienbaren ERP-Systemen automatisch besser als bei Systemen, die abstrakt wirken, in weiten Teilen nicht verstanden und daher als umständlich empfunden werden.
Fazit
Ein ERP-System kann seine Effizienz in mittelständischen Unternehmen nur dann voll entfalten, wenn die Daten stetig und gut gepflegt werden. Nur wenn die Mitarbeiter die Datenqualität auf einem hohen Niveau halten, bietet das System dem Unternehmen und Mitarbeitern den größtmöglichen Nutzen. Durch die Vernetzung mit Mobilgeräten kommt auf Mitarbeiter bei Dateneingaben mehr Eigenverantwortung zu. Je besser Mitarbeiter das ERP-System verstehen, desto eher sind sie bereit mehr Eigenverantwortung zu übernehmen. Das gelingt am besten mit einer benutzerfreundlichen ERP-Software, welche die Geschäftsprozesse möglichst praxisnah abbildet. Zu guter Letzt hilft ein konsequentes Datenmanagement die Qualität der Daten zu sichern.