09.08.2022

Marktanforderungen erkennen und darauf reagieren – und das über Jahrzehnte. Für die hbo Systemhaus GmbH hat diese konsequente Orientierung auf sich verändernde Märkte Früchte getragen. Der MPS- und IT-Spezialist passte die eigene IT-Systemlandschaft dem gestiegenen Geschäftsvolumen an und investierte in die zukunftssichere ERP-Lösung MKS Goliath.NET.

Die hbo Systemhaus GmbH (zuvor Hassenpflug Büro-, Organisations- und Vertriebs-Gesellschaft GmbH) im nordhessischen Bebra, nahe der Landesgrenze zu Thüringen, baut ihre Marktposition kontinuierlich aus, bildet zugleich 34 Jahre Produktentwicklung ab: Anfangs mit dem Handel und Services für Schreibmaschinen, Faxgeräte und Kopierer, später als MPS-Spezialist für Drucker und Kopiersysteme bis hin zu Softwarelösungen. „Vor etwa sechs Jahren erkannten wir, dass das Potenzial im ursprünglichen Geschäft verändert. Grund für uns, parallel dazu das IT-Geschäft aufzubauen.“ Trotzdem sei, so Jan Fernau, Geschäftsführer des bundesweit tätigen Managed Print Service- und IT-Dienstleisters, noch immer das Kopierergeschäft ein wichtiges, wenn nicht sogar das wichtigste Standbein mit vielen langjährigen Kunden – vom kleinen Betrieb bis hin zu großen Firmen „mit 500 und mehr Systemen“.

Fernau, der zusammen mit Mario Schneider das Unternehmen leitet, erkennt in der IT Unit eine „ideale Ergänzung zum ehemaligen Kerngeschäft, um unseren Kunden durch individuelle Konzepte einen nahtlosen Service bis in deren IT-Infrastrukturen bieten zu können“. Diese Flexibilität in der Marktorientierung hat sich auch in den Anforderungen für die internen Prozesse niedergeschlagen. Arbeitete der Dienstleister bis 2018 mit der ERP Software Success von BSV, so habe sich gezeigt, dass das immer umfangreichere Geschäft im MPS-Bereich und die stetig wachsenden IT-Services die vorhandene Software langsam überforderten. „Mit unserem Engagement im IT-Geschäft mussten wir immer mehr Insellösungen integrieren. Aber selbst damit wurden wir nicht glücklich“, beschreibt Fernau die Situation. Zumal, wie er hinzufügt, ständig Investitionen in weiteren Teillösungen und darüber hinaus weitere Mitarbeiter für die Verwaltung nötig gewesen wären. „Ohne dem wären wir sonst in Teufelsküche gekommen.“

 

Goliath.NET: eine zentrale Lösung für alle internen Prozesse

Folglich suchte die hbo Systemhaus GmbH, damals noch Hassenpflug GmbH, nach einer neuen, zukunftsorientierten ERP-Lösung, die alle administrativen Prozesse effizient unterstützt. Die Entscheidung fiel auf MKS Goliath.NET der MKS Software Management AG in Friedrichshafen – nicht zuletzt aufgrund der Erfahrung eines ähnlich aufgestellten Systemhauses: Die A-Z Bürosysteme GmbH in Walsrode. „Wir kennen uns seit vielen Jahren als Partner der winwin Office Network AG, einer Verbundgruppe für mittelständische Unternehmen aus den Bereich Informationstechnik und Bürokommunikation. Da A-Z ebenfalls Success-Kunde war und auf Goliath.NET umgestellt hat, kannten die Kollegen unsere Probleme und trugen so mit ihrer Meinung zu unserer Entscheidung für die ERP-Lösung von MKS bei.“

Der MPS- und IT-Dienstleister nahm Kontakt zu MKS Vorstand Michael Kempf auf, der die branchenunabhängige ERP-Software online präsentierte. Mitte 2019 stand fest: Goliath.NET mit der Copy & More Edition soll implementiert werden, um künftig auf Zusatzlösungen verzichten und über eine zentrale Software alle Prozesse einheitlich administrieren zu können. So unter anderem die Auftrags- und Vertragsverwaltung, die Technikersteuerung und die damit verbundene Zeiterfassung, sowie die Auswertung verschiedenster Bereiche wie Buchhaltung, die aus Goliath direkt zum Steuerberater geschickt wird, aber auch IT-Services und Vertriebssteuerung. Außerdem sollten künftig die Techniker von unterwegs jederzeit über Smartphone oder Tablet Zugriff auf alle nötigen Daten und Informationen haben. Zusätzlich entschied man sich für das ebenfalls über Goliath angebundene Bestellsystem ITscope. „Wichtig war uns, dass keine andere Softwarelösung oder zusätzliche, nicht in Goliath integrierten Module parallel laufen“, fügt der Geschäftsführer hinzu.

 

Schnelle Umsetzung im IT-Bereich – Viel Unterstützung im MPS-Geschäftsfeld

Mit dem Zuschlag an MKS startete die Umstellungsphase vom alten System auf Goliath.NET. Rückblickend stellt Fernau fest, dass im IT-Bereich, „der zum damaligen Zeitpunkt noch deutlich kleiner war“, die Umstellung verhältnismäßig schnell und unkompliziert realisiert werden konnte. Ab Ende 2019 liefen die Steuerung der Services sowie das Auftrags-und Vertragswesen bereits über Goliath. „Mehr Zeit benötigten wir für den Kopierer- und Drucker-Bereich, auch weil wir die Datenbanken vom alten System integrieren mussten. Das war nicht trivial.“

Sicherlich habe eine solche Umstellung der hauseigenen IT viele Tücken, rekapituliert Fernau. Gleichwohl hat er die Erfahrung gemacht, dass es unbedingt notwendig sei, vor dem Umbau alle internen Prozesse zu analysieren und in Zusammenarbeit mit dem Softwareanbieter, in diesem Fall MKS, festzulegen, welche Systembereiche wie zu integrieren sind. Das habe, nicht zuletzt durch die „jederzeit verfügbaren Unterstützung von MKS-Projektleiter Andreas Schmid sehr gut geklappt“. Überhaupt könne er den Support von MKS nur loben, denn „immer wenn es nötig war, und auch jetzt noch, bekamen wir zügig eine Lösung“.

Der direkte Draht und die unkomplizierte Hilfe durch MKS war nicht zuletzt während der Umstellungsphase im Kopierer- und Drucker-Geschäftsfeld unverzichtbar. Als Beispiel verweist der Geschäftsführer auf die Funktion der „Ticketautomatik, wenn Kunden per E-Mail Störungen melden“. In diesen Fällen kommt es auf schnelle Reaktion und Kommunikation an, vor allem bei Fragen die das Auftragswesen betreffen. Oder auch bei der Zählerabrechnung und dem Umgang mit den unterschiedlichen Zählergruppen. „So arbeiten wir zum Beispiel nicht mit langen Seriennummern, sondern mit intern vergebenen kurzen ID-Nummern. Auch da unterstützte uns MKS bei der Umsetzung.“ Und zur Organisation der Zählerstände und der automatisierten Bestellung für Verbrauchsmaterial nutzte das Unternehmen bereits eine Fleetmanagement-Lösung, die an Goliath.NET angebunden wurde. Kommunikationstools wiederum setzt der hessische Dienstleister im Zusammenhang mit Massenkommunikations-Aktionen ein, also bei anstehenden Patch-Days, um schnell und ohne Zeitverzögerung die dafür infrage kommenden Kunden kontaktieren zu können.

 

„Effizienz der internen Prozesse um ein Vielfaches gestiegen“

Vor dem Start mit Goliath.NET haben alle 20 Beschäftigten, davon 11 IT- und MPS-Spezialisten, an den Online-Schulungen durch die MKS-Akademie teilgenommen. Zusätzlich wurden Schulungen im Copy&More Bereich gebucht, um schneller mit dem neuen System vertraut zu werden. Schließlich sollten nach der Implementierung der ERP-Software alle Beschäftigten mit Goliath.NET arbeiten, was mit der Live-Schaltung im Dezember 2019 auch geschah; zumindest für den IT-Bereich des Systemhauses. Allerdings, schränkt Fernau ein, musste zu diesem Zeitpunkt noch parallel gefahren werden, da der Copy&More Bereich erst Mitte 2020 umgestellt werden konnte.

Rückblickend spricht er von einem „steinigen Weg im MPS-Bereich“, der auch derzeit noch „Optimierungsbedarf“ habe. Trotzdem könne der Dienstleister schon gut und effizient mit der ERP-Softwarelösung arbeiten. „Wir verfügen über eine ordentliche Vertragsabrechnung, das Userportal arbeitet anstandslos. Nur das Kundenportal haben wir noch nicht implementiert, auch weil wir derzeit noch keine Kunden dafür haben, die das nutzen wollen.“ Doch Fernau ist zuversichtlich, dass dies sicherlich noch benötigt und dann auch sofort integriert wird.

Natürlich gibt es bei solchen systemrelevanten Projekten Verbesserungswünsche. So auch bei der hbo Systemhaus GmbH. Zum Beispiel bei den laufzeitabhängigen Verträgen für Kopiersysteme. Hier wünscht man sich etwas mehr Flexibilität bei der Laufzeitfunktionalität. Dass MKS dem nachkommen wird, davon ist der Geschäftsführer überzeugt: „MKS-Vorstand Kempf nimmt unsere Wünsche wahr und reagiert darauf; ebenso wie bei ein paar kleineren Veränderungen der Copy&More Edition.“

Auf jeden Fall zeigt sich Fernau zufrieden mit der Entscheidung, MKS Goliath.NET mit der Copy&More Edition implementiert zu haben. Sicherlich seien die Investitionen und laufenden Kosten nicht zu vernachlässigen, fügt er hinzu. Doch die Effizienz, mit der in den beiden Geschäftsbereichen IT und MPS gearbeitet werden könne, habe sich deutlich verbessert. „Allein im IT-Bereich können jetzt weniger Mitarbeiter bei geringerem Zeitaufwand mehr Arbeitsprozesse erledigen, als dies mit Success jemals möglich war“, betont er. Insofern habe das Unternehmen genau zum richtigen Zeitpunkt auf die richtige ERP-Lösung gesetzt.

hbo Systemhaus GmbH

Die hbo Systemhaus GmbH wurde vor etwas mehr als 34 Jahren als Hassenpflug Büro-, Organisations- und Vertriebs GmbH gegründet. Die Umfirmierung fand im August 2022 statt. Die Geschäftsführung des IT- und MPS-Dienstleisters in Bebra teilen sich Jan Fernau und Mario Schneider.

Im Unternehmen sind 20 Beschäftigte tätig, davon 11 IT- und MPS-Spezialisten. Der Umsatz liegt bei etwa 3,5 Millionen Euro. Der Dienstleister, ursprünglich vor allem in Nordhessen und Thüringen aktiv, betreut mittlerweile Kunden in nahezu allen Bundesländern, zusätzlich auch Kunden außerhalb Deutschlands. Die Kundenstruktur ist breit gefächert: Behörden, Industrie, Architektur- und Ingenieurbüros, Bauträger, Handel und andere mehr.

Die hbo Systemhaus GmbH zählt im Landkreis Hersfeld-Rotenburg als Marktführer für Managed Print Service. Seit einigen Jahren baut das Systemhaus die IT-Sparte verstärkt aus. Vor allem im MPS-Bereich werden alle Unternehmensgrößen bedient: vom Kleinbetrieb mit einem System bis zu großen Unternehmen mit mehr als 500 Systemen.

www.hbo-gmbh.de